~◯ 관리인이 있는 경우 관리단 집회 방법
관리인이 있는 경우에는 관리인이 직접 집회 소집을 요구할 수 있습니다.
관리인은 관리단집회의 안건과 의결권 행사방법 등 집합건물법이 요구하고 있는 필요적 기재사항을 기재하여 모든 구분소유자에게 총회소집통지를 해야 합니다.
관리인이 있는 경우에도 구분소유자의 1/5은 관리인에 대하여 관리단집회 소집을 요구할 수 있습니다.
관리인인 구분소유자들의 소집요구에 불응하는 경우에는 법원에 관리단집회 소집청구를 할 수 있습니다.

◯ 관리인이 없는 경우의 관리단 집회
관리인이 없는 경우에는 구분소유자 1/5이 직접 관리단집회를 소집할 수 있습니다.
또한 최초로 집합건물이 신축되어 분양이 이루어지는 경우에는 시행사도 집합건물법이 요구하는 사항을 충족시켜 집회를 소집할 수 있습니다

◯ 총회소집통지
관리단집회 소집통지를 할 때에는 모든 구분소유자를 상대로 해야 하며, 그 안건이 관리인 선임에 관련되어 있다면 구분소유자뿐만 아니라 점유자(세입자)에게도 소집통지를 해야 합니다.
관리단집회 소집통지에는 총회목적, 안건, 의결권행사 방법 등 집합건물법이 요구하는 필요적 기재사항을 기재하여 통지하여야 합니다.
총회의 안건에 관리규약의 제정 또는 개정이 포함되어 있다면 그 제정안 내지 개정안을 첨부하여 통지해야 합니다.
※ 절차를 준수하지 않으면 과반수 구분소유자의 찬성에 의해 의결을 했어도
총회결의가 무효화될 수 있습니다

◯ 위임장의 작성
실제로 집합건물에서 구분소유자들이 모두 모여 관리단집회를 개최한다는 것은 사실상 불가능합니다.
따라서 실제로는 구분소유자들로부터 관리단집회에서의 의결권 행사에 관한 위임장을 받아 소수의 사람들만 관리단 총회에 참석하게 됩니다.
총회 의결권행사에 관한 위임장을 작성할 때에는 위임내용, 위임범위, 위임을 하는 집회를 명시해야 합니다.
그리고 위임인의 진정한 의사에 기하여 위임한 것을 증명할 수 있는 자료를 준비해야 합니다.
실무상 위임장이 위조된 것인지, 위임인의 의사가 반영된 것인지 등에 따라 총회의 효력이 달라지는 경우가 상당히 많으므로 특별히 주의해야 하는 부분입니다.

◯ 총회의 개최 및 의사록 작성
관리단 집회가 개최되면 집회를 진행할 의장을 정하여 미리 준비한 식순에 따라 진행을 하여야 합니다.
추후 분쟁을 방지하기 위하여 의사록 외에도 총회 전 과정을 녹화 또는 녹취하는 것이 좋습니다.
관리단 집회 의사록에는 의장과 구분소유자 2인 이상이 서명 날인하여야 하고, 확실한 증명력을 부여하기 위하여 공증 등을 받아놓는 것이 좋습니다.
관리단 집회는 추후 분쟁의 소지가 발생하지 않도록 집합건물법의 규정을 철저하게 준수하며 진행해야 합니다.
관리단 집회에 관한 집합건물법의 규정들은 대부분 강행규정으로 해석되기 때문입니다.